Resposta curta: escolha por fluxo, não por lista de funcionalidade. Um ERP serve à sua empresa quando o dado entra uma vez no comercial e chega ao financeiro e à obra sem ser redigitado. Na prática, isso separa três categorias: CRM, ERP genérico e ERP vertical de solar, e a escolha errada aqui custa mais do que a mensalidade.
Este guia é o que a gente usaria para avaliar qualquer sistema, inclusive um concorrente nosso. Ele termina com as 12 perguntas para fazer numa demonstração: leve para todas.
Primeiro: você precisa mesmo de um ERP?
Vale começar por aqui, porque trocar de ferramenta cedo demais resolve um problema que você não tem.
Você ainda não precisa se: faz até 3 obras por mês, trabalha sozinho ou com uma pessoa, e você mesmo executa venda, projeto e obra. A memória de uma pessoa ainda dá conta.
Você já precisa se pelo menos três forem verdade:
- Mais de cinco pessoas encostam no processo de uma obra
- Você precisa perguntar para alguém o estado de uma obra
- O WhatsApp virou o sistema de gestão da empresa
- Você não sabe a margem da última obra entregue
- Já aconteceu de material ser comprado duas vezes
- Uma homologação já ficou parada sem ninguém perceber
O sinal decisivo não é volume. É quantas pessoas dependem da informação.
As três categorias, e por que a confusão custa caro
| O que faz | Onde para | |
|---|---|---|
| CRM | Lead, funil, proposta, follow-up | Para na venda. Contrato, obra, material e nota ficam fora |
| ERP genérico | Financeiro, estoque, compras, faturamento | Não conhece o setor: homologação, vistoria, kWp e unidade consumidora viram campo livre |
| ERP vertical de solar | O fluxo inteiro, com o vocabulário do setor | Costuma ser mais caro que um CRM e menos flexível que um ERP genérico |
O erro mais comum é comprar um CRM achando que resolve a operação. Ele organiza a venda, e a venda não é onde a empresa de energia solar perde dinheiro. A perda está depois: na obra que atrasou, na homologação que voltou, no material comprado duas vezes, na margem que ninguém mediu.
O segundo erro mais comum é comprar um ERP genérico bom e barato, e descobrir em três meses que a equipe mantém uma planilha paralela para tudo que é de solar. Aí você paga os dois.
Os 10 critérios que importam
Os quatro primeiros valem para qualquer ERP. Os seis últimos são o que separa um sistema de solar de um sistema adaptado.
1 · O dado entra uma vez?
O teste: peça para o vendedor mostrar uma proposta virando contrato. Se alguém digita o CNPJ do cliente de novo, o sistema não integra: ele só guarda em telas diferentes.
2 · Duas pessoas trabalham ao mesmo tempo?
Parece óbvio, e é o motivo número um pelo qual a planilha quebra. Confirme também se existe registro de quem alterou o quê: é o que resolve discussão.
3 · Dá para controlar o que cada pessoa vê?
O caso concreto para perguntar: o vendedor pode dar desconto sozinho? Se a resposta for “todo mundo vê tudo”, sua margem depende de disciplina, não de sistema.
4 · Você consegue o resultado por obra, não só do mês?
Saber quanto entrou e saiu no mês é extrato bancário. O que muda decisão é saber quanto sobrou em cada obra, e quais tipos de obra dão dinheiro.
5 · A homologação na distribuidora é uma etapa do sistema?
Homologação representa entre 2% e 8% do custo do sistema (estimativa de mercado) e tem prazo, formulário e exigência diferentes em cada distribuidora. Se ela é um campo de observação, ninguém vai ser avisado de que um processo está parado há 22 dias.
6 · A vistoria existe, com aprovação e reprovação?
Vistoria reprovada é retrabalho caro: equipe volta, prazo estica, a última parcela não entra. O sistema precisa saber que ela existe, e o que ela bloqueia.
7 · O sistema entende kWp?
Este é o teste mais rápido de todos. Pergunte: “dá para precificar o circuito CA por kWp do gerador?” Se o vendedor hesitar, o sistema não é de solar, e você vai passar o resto da vida traduzindo.
8 · Dá para montar kit fotovoltaico reutilizável?
Se você vende três ou quatro configurações padrão, montar o orçamento do zero toda vez é desperdício puro. Pergunte quanto tempo leva um orçamento com kit pronto.
9 · As garantias de painel e inversor são geridas por item?
O chamado de assistência chega três anos depois. A pergunta que alguém vai fazer é “isso ainda está na garantia?”, e a resposta precisa estar no sistema, não numa pasta.
10 · A simulação de financiamento está dentro da proposta?
Em solar, o cliente compara a parcela com a conta de luz, não o valor total com zero. Se o financiamento é calculado fora e colado na proposta, todo vendedor vai fazer diferente.
Quanto custa um ERP para empresa de energia solar?
Não existe tabela única no mercado, mas existe faixa. Sistemas para o setor normalmente cobram mensalidade por número de usuários, com variação de armazenamento e nível de suporte.
O que costuma acontecer:
- Faixa de entrada: para quem opera sozinho ou com uma pessoa
- Faixa intermediária: a mais comum na empresa com equipe, tipicamente até 10 usuários
- Faixa alta: operação com várias empresas, multi-CNPJ, gerente de conta e implantação mais ampla
⚠️ Cuidado com o que fica fora da mensalidade. Pergunte sempre, e por escrito:
| Pergunte | Por quê |
|---|---|
| A implantação é cobrada à parte? | É a linha que mais surpreende |
| Migração de dados entra? | Migração de histórico é o que trava projeto |
| Treinamento da equipe está incluído? | Sistema que ninguém sabe usar não é economia |
| Tem fidelidade ou multa de saída? | Você vai querer poder sair |
| Usuário adicional, quanto custa? | Equipe cresce |
Como fazer a conta que realmente decide
Não compare a mensalidade com zero. Compare com o que a sua operação já perde por mês: retrabalho, obra atrasada, homologação parada, material comprado duas vezes, proposta que ninguém acompanhou.
Essa conta, linha a linha, está em Planilha ou ERP: quanto custa continuar na planilha.
As 12 perguntas para levar à demonstração
Leve esta lista para todas as demonstrações que você marcar. Ela muda o encontro de apresentação para avaliação.
- Me mostra uma proposta virando contrato. Alguém redigita alguma coisa?
- Onde eu vejo que uma homologação está parada? Sem eu ir procurar.
- Como o sistema trata uma vistoria reprovada?
- Dá para precificar por kWp do gerador?
- Quanto tempo leva um orçamento com kit pronto? Peça para cronometrar na tela.
- O vendedor pode dar desconto sozinho? Como eu bloqueio isso?
- Me mostra a margem de uma obra específica. Não do mês: de uma obra.
- Se eu tenho duas filiais, consigo o resultado de cada uma?
- A simulação de financiamento sai dentro da proposta?
- Como eu emito a nota fiscal dessa venda? E se ela for rejeitada?
- O que exatamente está fora da mensalidade?
- Se eu quiser sair em seis meses, o que acontece com os meus dados?
🔑 A pergunta 7 é a mais reveladora de todas. Muitos sistemas mostram faturamento e despesa do mês, e travam quando você pede a margem de uma obra. Se travar, você continua sem saber onde ganha dinheiro, que é o motivo pelo qual você está trocando de sistema.
O que faz uma implantação dar errado
O sistema errado é só uma das causas. As outras três são de processo, e são mais comuns:
Querer migrar todo o histórico. É o erro que mais trava projeto. O caminho curto é começar pelas obras novas e deixar as antigas terminarem onde estão.
Não ter um dono do projeto. Se a implantação é responsabilidade de “todo mundo”, ela é de ninguém. Precisa de uma pessoa com autoridade para decidir.
Manter a planilha “só por garantia”. Enquanto ela existir, a equipe volta para ela na primeira dificuldade, e você paga dois sistemas, com o dado dividido entre os dois.
Comprar sem a equipe ver. Quem monta orçamento todo dia sabe em dez minutos se o sistema vai ajudar ou atrapalhar. Leve essa pessoa na demonstração.
Perguntas frequentes
Vale a pena um ERP vertical de solar, ou um genérico resolve? Se você só precisa de financeiro e estoque, o genérico resolve e costuma custar menos. Se a sua dor está em homologação, vistoria, kit, garantia e margem por obra, o genérico vira adaptação, e adaptação vira planilha paralela.
Posso usar um CRM junto com um ERP? Pode, e muita gente faz. Só saiba que você vai manter cliente e proposta em dois lugares, ou pagar uma integração. Um ERP que já tem funil de vendas evita isso.
Quanto tempo leva para implantar? Depende quase inteiramente de quanto histórico você quer trazer. Começando pelas obras novas, é questão de semanas. Migrando anos de histórico, vira projeto.
A equipe vai reclamar? Vai, se o sistema aumentar o trabalho dela. Por isso a pergunta 5 da lista existe: se o vendedor não gastar menos tempo montando proposta, o problema não é a equipe.
E se eu escolher errado? Por isso a pergunta 12. Confirme antes de assinar como você exporta seus dados e o que acontece no encerramento.
Se você chegou até aqui
Você já tem o suficiente para conduzir qualquer avaliação: os 10 critérios, as 12 perguntas e a conta do que a operação perde hoje. Use em todos os fornecedores que você marcar, inclusive com a gente.
O Aster é um ERP feito exclusivamente para empresas de energia solar. Ele responde às doze perguntas acima, e a melhor forma de confirmar isso é você mesmo fazê-las. A implantação tem dois caminhos: a Essencial, até a primeira proposta emitida pelo sistema, e a Completa, com todos os módulos.
Agende uma demonstração e veja os critérios desta lista nas telas do sistema.